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干貨來襲 | 一份比較完整的數據報告撰寫教程

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-02-01  來源:中國統計網  作者:一起小編  瀏覽次數:780
核心提示:撰寫報告就像是任何其他的技能一樣,要通過學習具體的流程和不斷練習才能提升。這篇文章詳實地闡述了一個數據報告苦手如何上手修煉這門技能。01 明確內容在每次的數據分析工作中,將分析過程與結果寫成一份通俗易懂的報告是工作的最后一步,并且對有的人來說,這也是最難的一步。一份技術報告的目的是傳遞信息。然而,技術信息是很難讓人理解的,因為它不僅復雜,而且無法讓人輕易的了解。將數學焦慮等融入到
 
撰寫報告就像是任何其他的技能一樣,要通過學習具體的流程和不斷練習才能提升。這篇文章詳實地闡述了一個數據報告“苦手”如何“上手”修煉這門技能。

01  明確內容

在每次的數據分析工作中,將分析過程與結果寫成一份通俗易懂的報告是工作的最后一步,并且對有的人來說,這也是最難的一步。一份技術報告的目的是傳遞信息。然而,技術信息是很難讓人理解的,因為它不僅復雜,而且無法讓人輕易的了解。將數學焦慮等融入到任何事情都可以被統計數據證實這一流行觀念中,你就可以明白為什么做數據分析報告是一份挑戰。 

一個人撰寫有效的數據分析報告的能力不應該被假定。它和為課堂作業寫一份只有指導員才去看的課題報告不是一回事。并且數據分析員只接受過少量的或者沒有接受過這類技術寫作格式的培訓是一個普遍的現象。一些數據分析員從來沒做過這樣的工作,并且他們害怕這個工作過程;一些數據分析員沒怎么做過這樣的工作,并且他們認為每份報告差不多都一樣;一些數據分析員在不同的情況下學過怎么寫報告,比方說寫公司的通訊稿,并且他們認為自己了解所有需要了解的東西;還有最壞的情況是,有的數據分析員在沒有指導的情況下寫了分析報告,養成了壞習慣,并且自己還不知道。 

十分肯定的是,如果你還沒有上過與撰寫數據分析報告相關的大學課程或者職業發展課程,沒有在工作中接受過相關的指導,并且也沒有做過獨立的相關性閱讀,那么,你需要學習一些關于撰寫技術報告的知識。撰寫報告就像是任何其他的技能一樣,要通過學習具體的流程和不斷練習才能提升。下面是四件你可以嘗試用來提高你的技能的事情。 

  • 自主學習。了解其他人對技術寫作的認識。瀏覽與“統計分析報告”和“技術寫作”有關的網站,這種網站有數以百萬個。學習網絡課程或者線下課程。閱讀相關書籍或指導手冊。通過雅虎,谷歌或者領英加入到相關的網絡小組中去。將你自己沉浸在這個話題中,就像你在學校里做過的那樣。

  • 了解批評。在你的職業生涯中,你將給出或者收到很多關于技術報告的批評。并不是所有的批評都具有相同的價值。首先,你需要考慮是誰在批評。有的評論家從來沒有寫過數據分析報告,甚至有的從來沒有分析過數據。但是,如果這個批評家是那個付賬單的人,那你還是想辦法受著吧。如果是你給出批評的話,你需要學習如何給出有建設性的批評。要尊重報告寫作者對寫作結構和形式的判斷,除非這份報告實在是太糟糕了。關注內容。做個友善的人。

  • 下載案例。在網上尋找關于數據分析報告的例子(提示:搜索的時候加上“pdf”和“下載”可能會有幫助)。評論這些例子。這些報告的受眾是誰?傳遞的信息是什么?每份報告的優缺點有哪些?哪些報告你覺得屬于好的例子?他們做的哪些工作是你在將來工作時可能會想去做的?

  • 找到適合你的。當你在網上查找與技術寫作相關的建議或者學習知識淵博的指導員開設的課程時,你將會聽到一些不同的觀點。每個人都會提到受眾和內容,但是大部分人在報告結構、寫作風格及如何進行寫作方面的觀點都很有局限性。如果專家讓你做的事情感覺不對的話,那就忽略它。只要確定你最終選擇的方法適合你自己以及將會讀到你的報告的受眾就好了。 

如果上面的四點你都做了,那么接下來就僅僅是練習的問題了。你會從你撰寫的每份報告里學到一些東西。如果你對數據分析報告撰寫流程很陌生的話,那么可以考慮學習下面的六個課程。 

第一課——明確內容

第二課——了解讀者

第三課——明確方法

第四課——吸引注意力

第五課——完成

第六課——得到認可

 第一課—明確內容 

從你最了解的部分著手開始。在寫一份數據分析報告時,你最了解的部分應該是你分析的統計數據、繪制的圖形以及建立的模型。 

你應該有能力去描述你是如何呈現總體特征的,如何生成這些數據的或者是提供了這些數據的源頭,在做探索性的分析時你發現了數據存在哪些問題,你是如何處理這些數據的,對異常數據你做了怎樣的處理,應用了怎樣的變換方法,對于缺失的和重復的數據你做了什么,你是如何處理違反假設的情況和不顯著的結果的。 

接下來,你需要決定什么是重要的內容,以及,哪些內容對報告閱讀者來說是重要的。因為除非你寫的報告是面向你的大學教授或者是同齡的數據分析專業人員,否則的話,你可以十分確定的認為沒有人想聽你講你是如何解決各類問題的,你用了什么技巧,或者你在分析數據的時候多么努力。沒有人在意你的結果是來自Excel表格還是一段自己用R語言編寫的程序。 

一旦整理出了你需要的信息,就為這份報告寫一個概述,這樣你就會知道你都要寫些什么內容。這樣做可以幫助你不偏離主線。你的總結或許可以選擇以下三種形式中的一種: 

  • 執行總結。執行總結面對的是決策者或者那些沒有足夠的時間或耐心去閱讀超過400字的文章的人。把你的概述縮減到一頁以內,不要使用任何術語,只提供那些決策者需要的,可以幫助他采取適當行動的結果信息(也就是:你想要傳達的信息)。

  • 總括。總括面對的是大部分讀者,無論他們是否會閱讀這份報告。一篇總括是報告內容的刪減版,并且關注點在你想要傳達的信息上。總括的內容也不應超過幾頁紙。

  • 摘要。摘要面對的是同專業的人以及其他可以看懂數據分析的人。一篇摘要的內容通常是一頁紙或者少于一頁紙,并且總結了你所做的所有的重要的工作,從定義總體到評估效應量。摘要通常被用在學術論文寫作中。 

一旦你知道了你的讀者是誰,你就可以重新撰寫概述以便抓住讀者的注意力。


02  了解讀者

每篇教你自學技術寫作的文章都會首先告訴讀者要考慮他們撰寫報告的觀眾。即使如此,或許很少有作者真的這樣去做。

在統計分析中,你通常會先開始考慮你想要做出推斷的那些總體所具有的特征。與之相似的,當你開始撰寫一篇分析報告時,你通常會先開始考慮你想要進行交流的那些讀者所具有的特征。你必須考慮那些即將閱讀你的報告的讀者的這些特征:是誰(who)、是什么(what)、為什么(why)、在哪里(where)、什么時間(when),以及如何做(how)。這里有一些你需要考慮的和讀者有關的內容。 

是誰

讀者通常是通過他針對報告所扮演的角色來定義的。一些讀者會用這份報告來做決策。一些讀者會通過這份報告學習新的信息。其他的會根據自己已經知道的情況來評論這份報告。因此,一份統計報告的讀者通常會被定義為:決策人員、股東(利益相關者)、評論家或者對報告感興趣的個人。 

有的報告只會被一個人閱讀,但是大部份報告會有很多讀者。各行各業的人都有可能閱讀你的報告。因此,會有初級的、中級的、甚至更多不同級別的讀者參與閱讀。這是有問題的,因為你無法取悅每個人。因此,要通過定位你的讀者,首先關注接收你的信息的最重要的讀者,其次關注讀者中群體最大的那一部分。 

是什么

一旦知道你的報告的目標受眾是哪些人,你就應當嘗試弄明白他們的特征。或許對于一個技術報告作者來說,最重要的特征是讀者對報告的主題和報告中描述的統計技術的了解程度。你可能沒辦法改變讀者對報告主題的知識儲備,但是你可以通過調整呈現統計信息的方式幫助讀者理解內容。例如,一個數據分析師可能遇到的讀者類型包括:

  • 數學恐懼者。懼怕數字但是或許愿意了解概念。不要使用任何統計學術語。不要呈現公式。盡可能少的使用數字。例如,用“大約一半”代替任何百分比在50%左右的數字。那些額外的精度對數學恐懼者來說并不重要。

  • 過路人。懂一些知識但是不怎么感興趣。不要擔心路過者,他們不會看超過摘要以外的內容。要確保摘要簡明扼要并且突出最重要的發現,否則的話,他們可能會聚焦在相對不重要的內容上。

  • 游客。懂一些知識并且有興趣。穩當一點。只是用你定義明確的基本術語。可以使用數字,只不過在一張表格里不要用得太多。將數值化為證書以保證你沒有暗示錯誤的精確度。堅持使用餅圖、柱狀圖,或許偶爾使用一下散點圖,不要使用比這些更復雜的工具。不要使用任何公式。

  • 賣弄者。懂得比自己認為的少并且想要展示。只要你把你表達的意思定義出來,就可以使用術語。甚至一個喜歡賣弄的人也可能學到些東西。同樣的,使用數字、統計圖表,以及公式也是可以的,只要你能清晰的解釋它們的含義。這類人如果沒有指導的話可能會得出不正確的結論。

  • 非專業人員。其他的可以理解基本術語的分析員。你寫什么都可以,只要能夠清晰的表達你的觀點。

  • 同行。其他的可以理解所有術語的分析員。你怎么寫都行。

讀者的特征為報告的長度、撰寫的語調和風格提供了指導。 

為什么

那些讀者很可能是對你的報告非常感興趣呢還是僅僅是對它感到好奇(如果他們沒有興趣,那么他們就不算是讀者)?對自己坦誠一點。為什么別人要有興趣閱讀你的報告呢?你將誰定義成為你的目標讀者呢?他們會用你的發現做些什么呢?他們會了解到有用信息嗎?他們將會做出一個決策呢還是會采取一個行動呢?這對他們來說是一個很重要的東西呢還是他們必須關注的? 

在哪里

這份報告的受眾是一個數量、范圍有限的群體呢,例如為一個組織而進行的分析,還是任何人都有可能閱讀它呢?這份報告的目標是組織中的上層人員呢還是普通人員(也就是說是自下而上還是自上而下)?關于這份報告有沒有安全性或保密性的顧慮呢,無論是在個體還是組織層面上? 

什么時間

讀者什么時候需要看到你的報告?在公布報告以前誰必須復查這份報告以及復查需要多久?截稿日期是否無法變動?你還剩多久的時間來撰寫這份報告?是否有足夠的時間讓你想清楚你需要寫什么?是不是有時間讓你進行必要的額外的分析以填補報告大綱中的空白?當復查你的報告的時間是你撰寫它所花費的時間的兩倍的時候,你是否會因此生氣呢? 

這里有一些你應當牢記于心的建議。絕對,絕對,絕對不要將你沒有寫完、沒有編輯好的報告的草稿提交上去應付復查。我告訴自己我寫的每份報告都要遵守這條規則。不幸的是,想大多數人一樣,我不聽自己說的話。 

如何做

最后,你要考慮如何呈現這份報告才能使讀者從中或許到最多的信息。這里有五條需要你考慮的。 

組裝。你寫的報告將被如何組裝起來(也就是說:組裝成一件可以被分銷的產品)?它將是一個簡短的書信式報告,一份綜合報告,一篇博客或者是一篇網絡文章,一篇專業的期刊文章,一份權威報告,還是你的報告會構成其他文件的組成部分呢?

形式。你的這份報告將以電子文件的形式還是紙質文件的形式被分發呢?如果它是以電子形式被分發的話,它能否在互聯網上取得呢?它能否被編輯呢?它是否會以什么形式限制獲取呢,例如密碼?

外觀。這份報告是只能以白紙黑字的形式來呈現呢還是可以使用彩色內容?圖表與文字的比重是多少?這份報告是很傳統的呢還是會很華麗,就像營銷手冊一樣?報告里會有11×17英寸大的折疊頁呢還是會有超大的像地圖一樣的插入頁呢?

特殊項目。除了報告以外你是否還需要提供其他東西呢?例如數據的電子文件,分析腳本或者程序代碼,以及輸出結果。你是否需要根據報告內容創建一份演示文稿呢?你的圖表是否會被用在法庭上或者被用在公開展示中?

易使用性。你是否需要遵循1973年《復興法案》中的第508條準則?這可能會影響你在標題、表格、圖表以及特殊字符上的使用。在你的圖表中,你是否應該考慮常見的色盲形式? 

花一些時間

在評估你的讀者的時候,你沒必要把以上所有的細節都闡述一遍,并且,許多細節只需要片刻的思考就可以了。但是,如果你把這些點都考慮過一遍以后,你會更好的理解你是為誰寫這份報告的以及你應當如何撰寫它。

 

 

03  明確方法

從高中起你就被告知行文開始前要擬一個大綱,寫分析報告也是這樣。然而有許多可能的提綱你可以根據您的受眾特點和期望來選擇。你首先要決定的是報告最終的建議是什么。

您的報告是像政府部門的行政簡報(不要混淆法律簡報),信函報告,總結報告,綜合報告,互聯網文章或博客,專業期刊文章或白皮書等等。每一種報告都有自己的受眾類型,內容和風格。以下是他們的差異的總結。

寫報告就像是去旅行。信息就是你想要傳遞給最終目的地——觀眾的資產。報告的建議是持有信息的車輛。現在,您需要一張地圖來了解如何到達目的地——那就是提供。 

就像地圖上有不只一條可能的路線,這里也有幾種可能的大綱策略可以用來編寫報告。以下提供六個。 

  • “不置可否”的方法。這是沒有經驗的報告作者在沒有指導時所做的。他們像大學里可能做過的那樣,或者在他們走的時候把事情做好。這可能會工作得很好,或者像父親節的“毛利秀”一樣令人困惑。考慮到這個報告涉及統計數據,你可以猜出它是哪一種類型。

  • 歷史的方法。這是沒有經驗的報告作者使用的另一種方法。他們重復上次做類似報告時所做的事情。這也可能工作得很好。但最后的報告可能是失敗的,無法傳達其信息。

  • “標準”方法。有的公司或組織對他們的所有報告都有一套標準的準則,甚至要求在報告發布之前先經過正式的審查。許多學術和專業期刊使用這種規定性的方法。結果可能好也可能不會很好,但至少看起來像其他報告。

  • 軍事方法。你告訴他們你要告訴他們什么,然后告訴他們,然后再告訴他們你已經告訴他們什么了。軍事方式可能是冗余而無聊,但有些職業靠它而生。如果你有一個可能會丟失細節的重要信息,這種方法效果很好。

  • 跟隨數據的方法。如果您具有非常結構化的數據分析,則可以按順序報告每個數據片段。調查往往屬于這一類。這種方法使編寫報告變得容易,因為在按照原始順序重新組合之前,可以將報告各個部分分開并分發給其他人寫。缺點是這種方法通常沒有給出綜合的結果。讀者只能自己思考這一切意味著什么。

  • 講故事的方法。這種方法認為閱讀統計報告不應該像修剪草坪一樣枯燥。相反,你應該引導讀者的好奇心,就像解開神秘的謀殺案之謎,你一點點地提供線索,但當把所有的線索放在一起時你給出的結論又十分合理。這與上述的“跟隨數據的方法”幾乎相反。在講故事的方法中,報告從最簡單的數據分析開始,逐漸地過渡到精彩的高潮 - 分析的結論。與結論不相關的分析將被省略。通常報告的過程有一些弧線,譬如先前介紹的分析結果在后面的章節中被重申,以顯示它是如何支撐整個故事情節。圖表在這種方法中非常重要。提綱更像是故事概述。對于每個文本頁面,可能圖表占據了一大半。講故事的報告通常比其他方法的報告需要更長的時間,但是如果你的讀者有耐心閱讀完,那么結果將是會更深刻的(也就是說,不要試圖把故事講給路人聽)。 

所以,確保你有一個合適的提綱,但不要讓它限制你。有一個地圖并不意味著你不能半途改變你的路線(只要能到達目的地,什么路線都可以)。在構建提綱時,盡量平衡各部分,使讀者有周期性的休息。但是,在每個部分中,小節的長度應與其重要性相對應。

關于作者:

作者簡介:Charlie Kufs已經從事數據處理工作超過35年,開始他是一名水文地質工作者,自從二十世紀九十年代以后開始以統計學家的身份工作。他職業生涯的前24年是擔任私人部門的咨詢師,過去的十年則是作為一名統計學家為美國政府工作。他通過了美國質量協會的六西格瑪綠帶認證并且擁有許多值得稱贊的出版物,包括介紹應用統計的《Stats with Cats》一書。

 


 
 
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